ค ม อการจ ดประช ม เอกสารประกอบการอบรม เร อง เทคน คการประช ม : จ ดท าโดยคณะกรรมการพ ฒนาบ คลากร ร วม ก บฝ ายการเจ าหน าท กองกลาง

Transcription

1 ค ม อการจ ดประช ม เอกสารประกอบการอบรม เร อง เทคน คการประช ม : จ ดท าโดยคณะกรรมการพ ฒนาบ คลากร ร วม ก บฝ ายการเจ าหน าท กองกลาง ว นท 1 พฤศจ กายน 2543 ณ ห องประช มช น 4 ศ นย มาน ษยว ทยาส ร นธร

2 ค าน า! งานการประช มเป นภารก จท ส าค ญอย างหน ง เน องจากเป นแหล งระดมความค ดใน การวางแผน วางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏ บ ต หร อระดมความค ด เพ อให การปฏ บ ต งาน ของก จกรรมใดก จกรรมหน งส าเร จผลตามเป าหมาย ฉะน นการจ ดการประช ม และการเข ยน รายงานการประช มท กระช บร ดก ม จะสนองให เก ดผลส มฤทธ ในการประช มตามความม ง หมาย! ค ม อฉบ บน แบ งเป น 2 ส วน ค อส วนแรก เป นเร องความหมาย ประเภทและข นตอน การประช ม ส วนท 2 เป นร ปแบบของการจ ดระเบ ยบวาระ แบบการจ ดท าเอกสารประกอบ วาระการประช ม และแบบรายงานการประช ม เพ อเป นประโยชน และแนวทางในการปฏ บ ต งานของหน วยงานต างๆ ต อไป!!!!!!!! (ศาสตราจารย เกษม ว ฒนช ย)!!!!!!!!! 4 ก นยายน 2543

3 การประช ม การประช ม หมายถ ง การท บ คคลต งแต 2 คนข นไป มาร วมปร กษาหาร อเพ อร วมก นค ดอย างม ว ตถ ประสงค ม ระเบ ยบว ธ และเวลาท ก าหนดให องค ประกอบท ส าค ญต อการจ ดห องประช ม ประกอบด วย 1. ประเภทของการประช มและก จกรรม 2. จ านวนผ เข าร วมประช ม 3. ล กษณะของห องประช ม 4. ความต องการของผ ด าเน นการประช ม ร ปแบบการจ ดห องประช ม 1. แบบห องเร ยน 2. แบบโรงภาพยนต หร อแบบโรงละคร 3. แบบร ปต วย 4. แบบเก าอ 5. แบบกล มอภ ปราย 5.1. แบบร ปส เหล ยมผ นผ า 5.2. แบบต วท 5.3. แบบวงกลม 5.4. แบบร ปไข

4 ประเภทของการประช ม 1. การประช มเพ อแจ งให ทราบ 2. การประช มเพ อขอความค ดเห น 3. การประช มเพ อหาข อตกลงร วมก น 4. การประช มเพ อหาข อย ต หร อเพ อแก ป ญหา 1 การประช มเพ อแจ งให ทราบ ว ตถ ประสงค!! - เพ อแจ งค าส ง - เพ อช แจงนโยบาย ว ตถ ประสงค ว ธ ปฏ บ ต - เพ อแถลงผลงาน หร อความก าวหน าของงาน เช นการปฐมน เทศ การ บรรยายทางว ชาการ ผ แจ ง!!! - ต องเตร ยมเร องท จะแจ งให เข าใจอย างแจ มช ด ผ ฟ ง!!! - ต องต งใจฟ ง สงส ยให ซ กถาม - ไม ม หน าท แสดงความค ดเห น - ถ าเข าใจแล วถ อว าย ต ล กษณะส าค ญ! - ไม ม การลงคะแนนเส ยง 2 การประช มเพ อขอความค ดเห น ว ตถ ประสงค! - เพ อฟ งความค ดเห นจากผ เข าร วมประช ม เพ อประธาน หร อผ เก ยวข องจะน า ไปประกอบการต ดส นใจ เช นการส มมนา ล กษณะเฉพาะ! - ความเห นของผ เข าร วมประช มไม ม ผลผ กพ นต อการต ดส นใจของ ประธาน - ผ เข าร วมประช มม หน าท ให ความค ดเห น ความสามารถท จ าเป น ค อ การพ ด การฟ ง และการให เหต ผล - ไม ม การลงคะแนนเส ยง จ ดอ อน!! - ผ เข าร วมประช มบางคนไม ยอมพ ดในท ประช มแต กล บไปพ ดนอกห อง!!! ประช ม

5 3 การประช มเพ อหาข อตกลงร วมก น ว ตถ ประสงค!! - เพ อหาข อตกลงร วมก นซ งผ กพ นการกระท าของผ เข าร วมประช ม ล กษณะเฉพาะ! - ผ เข าร วมประช มม ส วนได ส วนเส ย - บรรยากาศม กเคร งเคร ยด ต องสร างบรรยากาศเอง - ความร วมม อการส อสารท ม ประส ทธ ภาพ และการใช เหต ผลอย างม หล กเกณฑ เป นเง อนไขส าค ญ - เม อม การโต แย งจนเหล อค แข ง 2-3 คน แล วอาจม ผ ขอให ประธานเป น ผ ต ดส นใจ ประธาน!! - ต องก าหนดประเด นให ช ดเจน - วางต วเป นกลางอย างเคร งคร ด - อาจก าหนดเกณฑ การต ดส นใจด วยว าควรจะท าอย างไร ผ เข าร วมประช ม! - ถ าคนม ส วนได ส วนเส ยต องเตร ยมเหต ผล ท จะสน บสน นส งท ตนเอง ต องการและขณะเด ยวก นต องใจกว างท จะร บฟ งความค ดเห นของผ อ นด วย 4 การประช มเพ อหาข อย ต หร อเพ อแก ป ญหา ล กษณะส าค ญ! ประธาน!!!! - ผ เข าร วมประช มม ความท ดเท ยมก นในการแสดงข อค ดเห น เพ อหาข อ ย ต หร อหาทางแก ไขป ญหา - ในการประช มเพ อหาข อย ต ร วม ประธานต องช ประเด นหล กให ท ประช มหาข อย ต โดยน าเสนอข อม ลพ นฐานรวมท งประเด นกฎหมาย เพ อประกอบการพ จารณา และสร ปข อย ต ร วมจากท ประช ม - ในการประช มเพ อแก ป ญหา ประธานต องช ให ท ประช มเห นว าป ญหา ค ออะไร ท ต องให เก ดข นค ออะไร ขณะน เบ ยงเบนอย างไร ก อให เก ด ความเส ยหายอย างไร ขอให ท ประช มพ จารณาสาเหต ของป ญหาต อ ไป ขอให ท ประช มพ จารณาหนทางแก ป ญหา ซ งม กม หลายๆ ทาง ท ประช มควรเล อกแก ป ญหาทางใด

6 การประช มท ม ประส ทธ ผล 1. บรรล ว ตถ ประสงค ของการประช ม 2. มต ของท ประช มต องสามารถน าไปปฏ บ ต ให เก ดผล 3. ผ เข าร วมประช มส วนใหญ พ งพอใจในการประช มน น 4. ใช เวลและงบประมาณอย างประหย ดและเหมาะสมก บการประช มน น เตร ยมการ น ดผ เข าร วมประช ม ด าเน นการประช ม ผลการประช ม - รายงานการประช ม (คร งก อน) - วาระการประช ม (สม ยป จจ บ น - ก าหนดว น-เวลา - เตร ยมสถานท /อ ปกรณ ข นตอนของ ขบวนการประช ม ป อนกล บ น าผลการประช มไปปฏ บ ต

7 ข นตอนเตร ยมการประช ม จ ดท าปฏ ท น การประช ม จ ดท าหน งส อ เช ญประช ม จ ดวาระการจ ดเตร ยม เอกสารประกอบการประช ม จ ดเตร ยมห องประช ม พร อมโสตท ศน ปกรณ ประช มและบ นท ก รายงานการประช ม จ ดท ารายงานการประช ม และสร ปมต ของคณะกรรมการฯ จ ดส งรายงานการประช ม

8 บทบาทของผ ท าหน าท ใน บทบาทของประธาน ก อนการประช ม 1. ร วมก บเลขาน การก าหนดระเบ ยบวาระ 2. ศ กษารายละเอ ยดของระเบ ยบวาระ 3. ก าหนดแนวทาง หร อเกณฑ ในการด าเน นการประช ม (วางกลย ทธ ในการประช ม) ขณะประช ม 1. กล าวเป ดประช ม และสร างบรรยากาศท ด 2. ระบ ประเด นท จะให ท ประช มทราบ - แจ งด วยว าเป นการประช ม ประเภทไหน 3. กระต นให ผ เข าร วมประช มแสดงความค ดเห น 4. ควบค มให ท ประช มอย ในประเด น 5. คอยสร ปประเด น หร อมต ท ประช ม 6. กล าวป ดประช ม ภายหล งประช ม 1. ร วมม อก บเลขาฯ ตรวจร างมต ท ประช ม 2. ต ดตามให ม การปฏ บ ต ตามมต ท ประช ม

9 บทบาทของเลขาน การ ก อนการประช ม 1. ร วมก บประธานจ ดระเบ ยบวาระ 2. เตร ยมข อม ลเพ อแจกจ ายล วงหน าให ผ เข าร วมประช ม 3. เป นผ สร ปประเด นให ท ประช มพ จารณา 4. จ ดเตร ยมสถานท ประช ม 5. เต อนผ เข าประช มก อนถ งเวลาประช ม ขณะประช ม 1. ด แลความเร ยบร อยของท ประช ม 2. ช วยเหล อประธานในการแจ งระเบ ยบวาระในการประช ม 3. เป นผ ช แจงรายละเอ ยดประกอบระเบ ยบวาระ 4. ช วยประธานท าการสร ปมต ของท ประช ม 5. จดบ นท กการประช ม ภายหล งประช ม 1. ร างมต ท ประช มเพ อเสนอประธาน 2. เว ยนมต ของท ประช มเพ อผ เข าร วมประช มแก ไข หร อลงนาม 3. ร วมม อก บประธานเพ อให ม การปฏ บ ต ตามมต

10 บทบาทของสมาช กผ เข าประช ม ก อนการประช ม 1. ศ กษาระเบ ยบวาระของการประช ม 2. ศ กษาและเตร ยมต วประช มตามวาระต างๆ 3. เข าประช มตามเวลาท น ด ขณะประช ม 1. แสดงบทบาทให สอดคล องก บระเบ ยบวาระ และประเภทของการ ประช ม 2. ต องร กษาบรรยากาศของท ประช ม 3. ต องพร อมท จะร บมอบหมายงานตามมต ท ประช ม 4. ต องพร อมท จะยอมร บมต ของท ประช ม ภายหล งประช ม 1. ต องตรวจร างรายงานการประช ม 2. ต องพร อมท จะลงม อปฏ บ ต ตามมต ท ประช มอย างจร งจ ง

11 การจ ดวาระการประช ม! หน วยงานผ เสนอวาระการประช ม หร อฝ ายเลขาน การ จะต องสร ปเร องราวความเป น มาของเร องรวมท งประเด นท จะน าเสนอ ในแต ละวาระการประช ม เพ ออ ารวยความสะดวกต อ การพ จารณาของคณะกรรมการ และท ส าค ญ ค อ จะเป นฐานข อม ลท จะท าให ท ประช ม พ จารณาได อย างรอบคอบ ถ กต องและรวดเร ว! การจ ดท าเอกสารประกอบวาระการประช มท ด จะต องกระช บ ช ดเจน และตรงประเด น หากม กฎ ระเบ ยบ พระราชบ ญญ ต หร อมต ท เก ยวข อง จะต องน าเสนอเป นข อม ลประกอบ การพ จารณาด วย โดยม ระเบ ยบวาระต าง ๆ ด งน 1 วาระเพ อทราบ! ผ เสนอวาระน ส วนใหญ จะเป นประธานแจ งเร องต าง ๆ ให ท ประช มทราบ รวมท งเร องท ฝ ายเลขาน การจ ดระเบ ยบวาระ เพ อแจ งท ประช มทราบ ซ งเป นเร องท ไม ต องหาข อย ต หร อ การพ จารณาจากท ประช ม เช น การรายงานก จกรรม หร อผลการด าเน นงานของหน วยงาน 2 วาระร บรองรายงานการประช ม! เป นการร บรองรายงานการประช มคร งท ผ านมา 3 วาระส บเน อง / หร อเร องค างพ จารณา! วาระน จะเป นเร องท ท ประช มได มอบหมายให ด าเน นการไว หร อให ศ กษาข อม ลเพ ม เต มหร อเคยพ จารณามาก อนแล ว แต ย งม ได ข อย ต ซ งจะต องรายงานความค บหน าให ท ประช มทราบ ประเด นเสนอวาระ จะเสนอได ใน 2 ประเด นค อ เพ อทราบ หร อเพ อพ จารณา(ใน กรณ ท การพ จารณาน นย งม ได ข อย ต 4 วาระเพ อพ จารณา! เป นเร องท ต องการให ท ประช มพ จารณา เพ อน าไปเป นนโยบายและแนวทางในการ ปฏ บ ต งานหร อเป นไปตามอ านาจหร อหน าท ของคณะกรรมการช ดน น ๆ การจ ดท าเอกสาร ประกอบวาระน ฝ ายเลขาน การหร อหน วยงานเจ าของเร องผ เสนอวาระ จะต องศ กาาเร องราว ให ละเอ ยดและสร ปความเป นมาของเร องให ช ดเจนและครอบคล ม เพ อเป นพ นฐานในการ พ จารณาท ถ กต อง

12 5 วาระเพ อท กท วง! เป นเร องท เป นอ านาจของคณะกรรมการช ดน นๆ พ จารณา หากแต ว าได แต งต งคณะ ท างานซ งอาจเป นคณะกรรมการ คณะอน กรรมการ หร อกรรมการ ไปด าเน นการแทน ซ งเม อ คณะท างานท ได ร บมอบหมายพ จารณาแล ว จะต องน าเสนอเร องด งกล าว ต อคณะกรรมการ ช ดท ม อ านาจในการพ จารณาอ กคร ง คณะกรรมการช ดน ม ส ทธ ท จะเห นด วย หร อไม เห นด วย ต อการพ จารณาน นก ได ซ งหากม ได ม ข อท กท วงประการใด ถ อว ากรรมการช ดด งกล าวเห น ชอบตามท คณะท างานน าเสนอ 6 วาระอ นๆ! เป นเร องท ไม ได จ ดเข าในวาระใดวาระหน ง ในการประช มแต ละคร ง แต อาจม เร องเร ง ด วนจ าเป นท จะต องน าเสนอคณะกรรมการพ จารณา ก สามารถจ ดเข าในวาระอ นๆ ได

13 ภาคผนวก

14 แบบระเบ ยบวาระการประช ม ระเบ ยบวาระการประช ม... คร งท.../... ว นท...เวลา ระเบ ยบวาระท 1! เร องแจ งเพ อทราบ!!! 1.1 เร องท ประธานแจ ง!!! 1.2 เร องท เลขาน การแจ ง!!!! (1) ช อเร อง...!!!! สร ปประเด นส าค ญ ระเบ ยบวาระท 2! เร องร บรองรายงานการประช ม!!! มต ท ประช ม ระเบ ยบวาระท 3! เร องส บเน อง / เร องค างพ จารณา!!! 3.1 ช อเร อง...!!! สร ปเร อง...(ม เอกสารประกอบ)!!! ประเด นเพ อพ จารณา!!! 1!!! 2!!! มต ท ประช ม... ระเบ ยบวาระท 4! เร องเสนอเพ อพ จารณา!!! 4.1 ช อเร อง...!!! สร ปเร อง...(ม เอกสารประกอบ)!!! ประเด นเพ อพ จารณา!!!! 1!!!! 2!!! มต ท ประช ม... ระเบ ยบวาระท 5! เร องเสนอเพ อพ จารณาท กท วง!!! 5.1 ช อเร อง...!!! สร ปเร อง...(ม เอกสารประกอบ)!!! ประเด นเพ อพ จารณา!!!! 1!!!! 2!!! มต ท ประช ม... ระเบ ยบวาระท 6! เร องอ นๆ (ถ าม )

15 แบบการจ ดท าเอกสารประกอบการประช ม วาระเพ อทราบ สร ปเร อง ระเบ ยบวาระท... การประช มคณะกรรมการ... คร งท.../... ว นท... ณ ห องประช ม... เร อง เร องแจ งเพ อทราบ (ให สร ปความเป นมาของเร องท ะน าเสนอให ท ประช มทราบ) ประเด นเสนอเพ อทราบ!! (สร ปประเด นว าเสนอให ทราบเร องอะไร) มต

16 แบบการจ ดท าเอกสารประกอบการประช ม วาระเพ อพ จารณา ระเบ ยบวาระท... การประช มคณะกรรมการ... คร งท.../... ว นท... ณ ห องประช ม... เร อง สร ปเร อง เร องแจ งเพ อพ จารณา (ให สร ปความเป นมาของเร องท ะน าเสนอโดยย อหร อเฉพาะประเด นส าค ญ รวมท งกฎระเบ ยบ ข อ กฎหมาย มต ท ประช ม(หากม ) เพ อประกอบการพ จาณาด วย) ประเด นเสนอเพ อพ จารณา!! (สร ปประเด นว าเสนอให พ จารณาเร องอะไร หากม ประเด นพ จารณาหลายข อให แยก เป นข อๆ) มต

17 แบบการจ ดท าเอกสารประกอบการประช ม วาระเพ อท กท วง ระเบ ยบวาระท... การประช มคณะกรรมการ... คร งท.../... ว นท... ณ ห องประช ม... เร อง สร ปเร อง เร องแจ งเพ อท กท วง (ให สร ปความเป นมาของเร องท ะน าเสนอโดยย อหร อเฉพาะประเด นว าได ผ านการพ จารณามา อย างไรบ าง) ประเด นเสนอเพ อพ จารณา!! (สร ปประเด นว าเสนอให พ จารณาเร องอะไร หากม ประเด นพ จารณาหลายข อให แยก เป นข อๆ) มต

18 แบบรายงานการประช ม รายงานการประช ม... คร งท.../... เม อ...ว นท...เวลา... ณ ผ มาประช ม ผ ไม มาประช ม (ถ าม ) ผ เข าร วมประช ม (ถ าม ) เร มหร อเป ดประช มเวลา (ข อความ) มต เล กหร อป ดประช มเวลา (...) ผ จดรายงานการประช ม

19 ค าอธ บายรายงานการประช ม 1. รายงานการประช ม 2. คร งท 3. เม อ 4. ณ 5. ผ มาประช ม 6. ผ ไม มาประช ม (ถ าม ) 7. ผ เข าร วมประช ม (ถ าม ) 8. เร มหร อเป ดประช มเวลา 9. ข อความ ให ลงช อการประช ม ให ลงคร งท ประช ม ให ลงว นท เด อน ป ท ประช ม ให ลงสถานท ประช ม ให ลงช อและหร อต าแหน งของผ ได ร บแต งต งเป นคณะท ประช ม ซ งมาประช ม ในกรณ ท ผ มาประช มแทน และลงว า มาประช มแทนผ ใดหร อต าแหน งใด ให ลงช อและหร อต าแหน งของผ ได ร บแต งต งเป นคณะท ประช ม ซ งม ได มาประช มพร อมท งเหต ผล (ถ าม ) ให ลงช อและหร อต าแหน งของผ ได ร บแต งต งเป นคณะท ประช ม ซ งได เข าร วมประช ม (ถ าม ) ให ลงเวลาท เร มหร อเป ดประช ม ให บ นท กเร มต งแต ประธานกล าวเป ดประช ม เร องท ประช ม มต หร อข อสร ปตามล าด บ 10.เล กประช มเวลา หร อป ดประช มเวลา 11.ผ จดรายงานการประช ม ให ลงเวลาท เล กหร อป ดประช ม ให ลงช อผ จดรายงานการประช ม และต าแหน งท ได ร บ แต งต งหร อผ แทน

20